デザイナーじゃなくても会社の資料やスライド、プレゼン資料をわかりやすくスッキリ、キレイに作るコツ

職場や取引先の人に説明をする機会、デザイナーじゃなくても意外と多いですよね。
powerpointなどシートで提案書やプレゼン資料を作るときにグラフや、図形を使ってレイアウトをすることもあると思います。そのためにいかに情報を整理し、どのような表現で、順序で、見せるか。チームに、上司に、クライアントに、自分の企画を伝えるか。
今回は、資料を作る上でのちょっとしたコツをご紹介。

わかりやすくスッキリ、キレイに作るコツ1

“3つのポイント基に構成を組み立てる”

プレゼンは、まず一番伝えたいことを伝えられるような構成にしなければなりません。
伝いたい物事の情報等が多すぎると、かえって相手には伝わりにくくなってしまいます。
どのような構成にすれば相手により伝わるか。
はじめに、以下の3つポイントをおさえて、構成を組みたててみましょう。

⒈一番伝えたいことを中心に構成する

まずは、一番伝えたいことを考えましょう。
一番伝えたいことは本のタイトルのように、一言で全体を表し、具体的で簡潔、相手にとってのメリットが明確にわかる必要があります。
ここで注意すべきは、抽象的な表現です。相手にとってどんなメリットがあるのかが伝わらなければ、プレゼンの意味がありません。作成したものが簡単で分かりやすい表現になっているか、無駄な言葉がないかをチェックしましょう。
相手の悩みや問題を理解し、このプレゼンでそれを解決できるかも！？と思わせられるかが重要です。これらの要素を満たすと、なんとなく考えて作るよりもはるかに分かりやすく伝えられるようになります。

2.提案/アイデアなどの概要を詳細化、細分化するQ&A形式で落とし込む

あなたが一番伝えたいことは相手にとっては初めて目にする情報です。
相手側は初めて目にする情報・知らないことなので、必ず疑問を抱くはずです。
伝えたいこと・アイデアなどの概要を詳細化、細分化し、Q&A形式で相手を話に引き込むようにしましょう。切り口は『なぜ』『どのように』などの疑問詞や、フレームをつかってモレのないようにしましょう。

3.導入部分は、聞き手が知っていることからスタート

導入部は、聞き手が知っていることからスタートしましょう。
一人ひとり経験や価値観が違うように、理解プロセスも人それぞれ異なります。
冒頭からあなたが伝えたいことを伝えても理解してもらえません。
相手の知らないことを伝えたいのであれば、まずは相手が知っていることからスタートすることによって、聞き手と話し手の理解プロセスを合わせることが重要です。
以上の3つのポイントを基に構成を組みたててみましょう！
言いたいこと、伝えたいことを全て詰め込み情報が多すぎると、相手は話し手が何を伝えたかったのかがわかりません。
まずは、全体の構成を簡潔で具体的、伝えたいコトが明確にわかるように構成しましょう。

わかりやすくスッキリ、キレイに作るコツ2

“デザインで相手の目線を操る”

つぎは、上記で3つのポイントを軸に組み立てた構成を基に資料にまとめる作業です。
ただまとめていくだけでは、情報があふれ、せっかく練った構成が台無しです。
伝えたいことを伝えるためには、作成した資料が相手の目線をコントロールし、確実に伝えたいことを理解してもらうものでなければなりません。
以下の6つポイントをおさえ、資料を作成してみましょう。

1.レイアウト

全ページにおいて共通する、タイトルやメッセージ、帯のレイアウトを決めましょう。
まず、レイアウトの面でわかりやすくスッキリ、キレイに作るコツは、揃えることです。
紙面上、見えない線で端と端をキレイに揃えることで相手は内容を見やすくなります。また同じレイアウトを繰り返すことで、統一感もあり、相手側は注意を削がれず内容に集中できます。

2.フォント（書体）

次にフォント（書体）です。
｢明朝体｣と｢ゴシック体｣、｢筆書体｣、｢デザイン書体｣と大きく4つに分けることがことができます。レポートや企画書、報告書などの資料でも、数十行に及ぶ長い文章を書くことがあります。新聞や小説、論文のように長い文章であれば「明朝体」がおすすめです。
またポスターやスライドなどは[e]、要点だけを端的に説明し、プレゼンテーションの補助的な役割をするものです。これらの資料の文章は「読む」というよりは「見る」という意味合いの強い要素になります。この場合、可読性よりも視認性が求められます。プレゼンスライドやポスターなどでは、全体を通じて視認性の高いゴシック体を用いるのがおすすめです。

3.フォント（書体）サイズ

次はフォント（書体）のサイズです。
フォントサイズは2〜3つのサイズを使用し、ジャンプ率（コントラスト）をつけるよう心がけましょう。目的に合わせてメリハリを付け、注目させたい部分は大きく、キーワードなど目立たせたい部分は中ぐらいのサイズ、文章など時間をかけて読む部分は小さくと分けましょう。
使用サイズが多く、ルール関係なくメリハリをつけてしまうと、結局何を言いたいのかが分からない資料になってしまいます。フォントサイズを決めて、メリハリをつけることを心がけましょう。

4.視覚・表現

次は視覚・表現の部分です。
基本的に相手は文章を読まないという意識を持ちましょう。
文章や箇条書きはできる限り避けて、イメージ画像やグラフなどを使って表現しましょう。
特にイメージや画像は、文章や箇条書きよりも分かりやすく、多くの情報を伝えられます。

5.カラー・配色

次は、使用するカラー・配色です。
伝えたいこと全てに色をつけても、何を伝えたいのかわかりません。
作成する上で、大きく3つに分けて配色するだけでも、とても見やすくなります。
〈ベースカラー〉背景色です。白が基本的多く使われます。
〈メインカラー〉テーマに即した色やブランドカラーや、商品に使われている色を使い、統一感を出しましょう。
〈アクセントカラー〉最も伝えたいことや目線を集めたい箇所に使用しましょう。メインカラーの補色に近い色を使うことで、パッと目線を誘導できます。
テキストの色は黒だとベースカラーの背景色の白とのコントラストが強すぎるため、黒に近いグレーがオススメです。

6.ページ枚数

次は資料のページ数（作成枚数）です。
枚数が多く、情報を詰めすぎてはいけません。できるだけ枚数は抑えましょう。
1スライド＝１メッセージを目安に作成していきましょう。
「伝えたいメッセージ」は大きく、「そうでないメッセージ」よりも目立つようにしましょう。
そのほうが、相手はどこを着目すればいいのかすぐに分かります。
伝えたいことはシンプルかつコンパクトにまとめましょう。

これらの6つのポイントをもとに、相手に伝わる資料を作成してみましょう。